Хранение документов на складе
Услуга хранения архивов в автоматизированном складе обеспечит безопасное хранение и быстрый доступ в любое время. Специалисты компании помогут приготовить документы для хранения.
Архивное хранение документов и данных – не прихоть, а необходимость, особенно для крупного бизнеса. Чтобы начать подготовку документов к хранению, нужно определиться, какие задачи будут решаться в будущем при обращении к документам, и составить список.
Компании, предоставляющие архивные услуги, обычно помогают клиенту на всех этапах подготовки документов, от упаковки до размещения в госархиве. Кроме того, они могут:
- составить каталог (реестр) документов;
- провести экспертную оценку степени важности документов и рекомендовать срок хранения;
- переплести и сброшюровать документы по желанию заказчика;
- отсканировать документы для электронного архива;
- уничтожить документы по истечении срока давности или запросу клиента.
Хранилища архивов
Специализированные архивохранилища, как правило, оборудованы многоуровневой системой контроля и безопасности:
- пожарная сигнализация, детекторы дыма, система пожаротушения;
- датчики температуры и влажности воздуха, климат-контроль;
- охранная сигнализация и круглосуточная охрана. Доступ в хранилище регламентирован.
Архивы хранятся в спецконтейнерах из картона, прочных и удобных. Они специально были разработаны для долговременного сохранения бумажных документов. Коробки могут быть запечатаны одноразовыми пломбами из пластика.
В нашем веке информация хранится не только на бумаге. Для различных электронных носителей (HDD, DVD, SSD и прочее) предназначены стальные контейнеры "cash-box", которые находятся в специальном сейфе. Наличие у пользователя архивных копий делает возможным восстановление компьютерной системы и данных, если они будут случайно повреждены или преднамеренно разрушены злоумышленниками.
Как это работает
Документы, сдаваемые на хранение, принимаются сотрудниками в отдельном защищенном помещении. Здесь на них наносят штрих-коды и помещают названия в опись хранения. Затем они попадают в базу данных, где документы проходят уже под индивидуальными номерами. Только после этого документы перемещаются в ячейку хранения.
Система управления, работающая со штрих-кодовыми номерами документов, отвечает за учёт, хранение и перемещение (в том числе выдачу клиенту) документов из архива. С её помощью операторы – "хранители" архива – быстро и безошибочно находят любой документ. Идентификация по штрих-коду занимает считанные секунды.
По запросу клиента или его доверенного лица, который отправляется по электронной почте (с обязательной проверкой по телефону), сразу предоставляется отчет о статусе архивных единиц хранения клиента. Отчёт подготовит система управления архивом. Таким образом, клиент имеет возможность полного контроля за своими архивными вложениями на любом этапе - от приёмки документа в архив представителем компании у себя в офисе до момента его выдачи или уничтожения документов в архиве специальной техникой по запросу.
На нашем специализированном складе в Чертаново, у метро Южное, ваш архив всегда будет под рукой. Узнать стоимость архивных услуг можно на сайте или у менеджеров компании.